和光市民文化センター／サンアゼリア - 公益財団法人和光市文化振興公社　個人情報保護要綱

（平成13年3月26日制定）
改正　平成17年1月17日

目的

第1条: この要綱は、和光市個人情報保護条例（平成12年和光市条例第49号。以下「個人情報保護条例」という。）第42条第1項の規定の趣旨にのっとり、公益財団法人和光市文化振興公社（以下「公社」という。）が行う個人情報の保護について必要な事項を定めることを目的とする。

定義

第2条

この要綱において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合することにより、特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）又は特定の個人を識別することはできないが、公にすることにより、なお個人の権利利益を害するおそれがあるものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

法人その他の団体に関して記録された情報に含まれる当該法人その他の団体の役員に関する情報
事業を営む個人に関する情報で明らかに当該事業に専属すると認められるもの

2.

この要綱において、「文書」とは、公社の役員及び職員（以下「職員等」という。）が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、職員等が組織的に用いるものとして、公社が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

公社が一般の利用に供することを目的として保有しているもの
新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

公社の責務

第3条: 公社は、この要綱の目的を達成するため、個人情報の保護に関し必要な措置を講ずるものとする。

収集の制限

第4条

公社は、個人情報を収集するときは、個人情報を取り扱う事務（以下「個人情報　取扱事務」という。）の目的を明確にし、当該目的を達成するために必要な範囲内で、適法な手段により収集するものとする。

2.

公社は、個人情報を収集するときは、本人から収集するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。

本人の同意があるとき。
法令等に定めがあるとき。
出版、報道その他これらに類する行為により公にされているとき。
個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
争訟、選考、指導、相談等の事務事業で本人から収集したのではその目的を達成することができないと認められるとき、又は事務事業の性質上本人から収集したのでは事務事業の適正な執行に支障が生ずると認められるとき。
居所不明、心神喪失その他の事由により本人から収集することができないとき。

収集してはならない個人情報

第5条: 公社は、思想、信教及び信条に関する個人情報、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報並びに犯罪に関する個人情報を収集してはならない。ただし、法令等に定めがあるとき、又は個人情報取扱事務の目的を達成するために当該個人情報を欠くことができないときは、この限りでない。

個人情報取扱事務の登録

第6条

公社は、個人情報取扱事務について、登録簿を備え、一般の閲覧に供するものとする。

2.

公社は、個人情報取扱事務を開始しようとするときは、あらかじめ当該個人情報取扱事務について、次に掲げる事項を前項の登録簿に登録するものとする。登録した事項を変更するときも、同様とする。

個人情報取扱事務の名称
個人情報取扱事務の目的
個人情報の記録の項目
個人情報の主な収集先
その他別に定める事項

3.

前2項の規定は、職員等又は職員等であった者に関する事務であって、専らその人事、給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれに準ずる事項を取り扱うものについては、適用しない。

4.

公社は、第1項の登録簿に登録されている個人情報取扱事務を廃止したときは、当該個人情報取扱事務に係る登録を抹消するものとする。

正確性及び安全性の確保

第7条: 公社は、個人情報取扱事務の目的を達成するために必要な範囲内で、個人情報を常に正確かつ最新に保つよう努めるものとする。
2.: 公社は、個人情報の漏えい、滅失、損傷及び改ざんの防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずるよう努めるものとする。
3.: 公社は、保有する必要のなくなった個人情報については、確実に廃棄し、又は消去するものとする。

利用及び提供の制限

第8条

公社は、個人情報取扱事務の目的以外の目的のために個人情報を公社の内部において利用し、又は公社以外の者に提供しないものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。

本人の同意があるとき。
法令等に定めがあるとき。
出版、報道その他これらに類する行為により公にされているとき。
個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
専ら学術研究又は統計の作成のために利用し、又は提供する場合で、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
公社の内部において利用する場合又は和光市に提供する場合で、利用する者又は提供を受ける者が所掌する事務の遂行に必要であって、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。

提供先に対する措置要求等

第9条: 公社は、個人情報を公社以外の者に提供する場合において、必要があると認めるときは、提供を受ける者に対し、当該個人情報の使用目的若しくは使用方法の制限その他必要な制限を付し、又はその適正な取扱いについて必要な措置を講ずるよう求めるものとする。

電子計算機等を結合する方法による提供の制限

第10条: 公社は、法令等に定めがあるとき、又は公益上の必要があり、かつ、提供を受ける者が十分な個人情報の保護措置を講じていると認められるときでなければ、通信回線を用いた電子計算機又は電子計算機の端末機を結合する方法により、個人情報を公社以外の者に提供しないものとする。

委託先に対する措置要求

第11条: 公社は、個人情報取扱事務を委託するときは、委託を受ける者に対し、個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずるよう求めるものとする。

開示の申出

第12条: 何人も、公社に対し、文書に記録された自己の個人情報（第6条第3項に規定する事務に係るものを除く。以下同じ。）の開示の申出をすることができる。
2.: 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、公社が定めるところにより、本人に代わって前項の規定による開示の申出（以下「開示申出」という。）をすることができる。

開示申出の手続

第13条

開示申出は、公社に対して、次に掲げる事項を記載した申出書を提出してするものとする。

開示申出をしようとする者の氏名及び住所
開示申出をしようとする個人情報を特定するために必要な事項
前２号に規定するもののほか、別に定める事項

2.

開示申出をしようとする者は、自己が当該開示申出に係る個人情報の本人又は法定代理人であることを確認するために必要な書類で別に定めるものを公社に提出し、又は提示しなければならない。

3.

公社は、第1項の申出書に形式上の不備があると認めるときは、開示申出をした者（以下「開示申出者」という。）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めるものとし、開示申出者が補正を行わない場合には、当該開示申出に応じないことができる。

原則的開示

第14条

公社は、開示申出に係る個人情報に次の各号に掲げる情報（以下「不開示情報」という。）のいずれかが記録されている場合を除き、開示申出者に対し、当該個人情報を開示するものとする。

法令等の定めるところにより、開示することができないと認められる情報
公社及び開示申出者以外の者（以下「第三者」という。）に関する情報を含むものであって、開示することにより、当該第三者の正当な権利利益を侵害するおそれがあるもの。ただし、人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報を除く。
診断、指導、相談、選考、試験その他の個人に対する評価又は判断を伴う事務又は事業に関する情報であって、開示することにより、当該事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすと認められるもの
公社並びに国、和光市及び他の地方公共団体の内部又は相互間における審議、検討又は協議に関する情報であって、開示することにより、率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ、不当に市民の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定の者に不当に利益を与え、若しくは不利益を及ぼすおそれがあるもの
公社が行う事務又は事業に関する情報であって、開示することにより、次に掲げるおそれその他当該事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの
（ア）検査又は試験に係る事務に関し、正確な事実の把握を困難にするおそれ又は違法若しくは不当な行為を容易にし、若しくはその発見を困難にするおそれ
（イ）契約、交渉又は争訟に係る事務に関し、公社又は国、和光市、若しくは他の地方公共団体の財産上の利益又は当事者としての地位を不当に害するおそれ
（ウ）調査研究に係る事務に関し、その遂行を不当に阻害するおそれ
未成年者の法定代理人による開示申出がなされた場合であって、開示することが当該未成年者の利益に反すると認められる情報
開示することにより、人の生命、健康、生活又は財産の保護その他の公共の安全及び秩序の維持に支障を及ぼすおそれがある情報

部分開示

第15条: 公社は、開示申出に係る個人情報の一部に不開示情報が記録されている場合において、不開示情報に係る部分を容易に区分して除くことができるときは、開示申出者に対し、当該部分を除いた部分につき開示するものとする。ただし、当該部分を除いた部分に有意の情報が記録されていないと認められるときは、この限りでない。

個人情報の存否に関する情報

第16条: 開示申出に対し、当該開示申出に係る個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなるときは、公社は、当該個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示申出を拒否することができる。

開示申出に対する決定等

第17条: 公社は、開示申出に係る個人情報の全部又は一部を開示するときは、その旨の決定をし、開示申出者に対し、その旨並びに開示する日時及び場所を書面により通知するものとする。
2.: 公社は、開示申出に係る個人情報の全部を開示しないとき（前条の規定により開示申出を拒否するとき及び開示申出に係る個人情報を保有していないときを含む。以下同じ。）は、開示しない旨の決定をし、開示申出者に対し、その旨を書面により通知するものとする。

開示決定等の期限

第18条: 前条各項の決定（以下「開示決定等」という。）は、開示申出があった日から原則として10日以内にするものとする。ただし、第13条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2.: 前項の規定にかかわらず、公社は、やむを得ない理由により、同項に規定する期間内に開示決定等をすることができないときは、開示申出があった日から60日以内に限り同項に規定する期間を延長することができる。この場合において、公社は、開示申出者に対し、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知するものとする。

第三者に対する意見を述べる機会の付与

第19条: 開示申出に係る個人情報に第三者に関する情報が記録されているときは、公社は、開示決定等に先立ち、必要に応じ、当該情報に係る第三者に意見を述べる機会を与えるものとする。

個人情報の開示の実施及び方法

第20条: 個人情報の開示は、文書又は図画については閲覧又は写しの交付により、電磁的記録についてはその種別、情報化の進展状況等を勘案して別に定める方法により行う。ただし、閲覧の方法による個人情報の開示にあっては、公社は、当該個人情報の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、その写しにより、これを行うことができる。
2.: 個人情報の開示を受けようとする者は、自己が当該個人情報の開示申出者であることを確認するために必要な書類で別に定めるものを公社に提出し、又は提示しなければならない。

費用の負担

第21条: 公社は、この要綱の規定により個人情報の写しの交付を受けようとする者に対し、当該個人情報の写しの交付に要する費用の負担を求めるものとする。

訂正等の申出

第22条: 何人も、公社に対し、文書に記録された自己の個人情報に事実の誤りがあると認めるときは、その訂正、追加又は削除の申出をすることができる。
2.: 前項に規定する自己の個人情報の訂正、追加又は削除（以下「訂正等」という。）の申出は、当該個人情報の開示を受けた日から90日以内にしなければならない。
3.: 第12条第2項の規定は、訂正等の申出について準用する。

訂正等の申出の手続

第23条

訂正等の申出は、公社に対して、次に掲げる事項を記載した申出書を提出してするものとする。

訂正等の申出をしようとする者の氏名及び住所
訂正等の申出に係る個人情報の開示を受けた日その他当該個人情報を特定するために必要な事項
訂正等を求める箇所及び内容
前3号に規定するもののほか、別に定める事項

2.

前項の申出書には、訂正等を求める内容が事実に合致することを証明する資料を添えるものとする。ただし、やむを得ない事情があると認められるときは、この限りでない。

3.

第13条第2項及び第3項の規定は、訂正等の申出の手続について準用する。

原則的訂正等

第24条: 公社は、訂正等の申出に係る個人情報について訂正等の権限がない場合その他、訂正等をしないことについて相当な理由がある場合を除き、当該個人情報の訂正等をするものとする。

訂正等の申出に対する決定等

第25条: 公社は、訂正等の申出があったときは、必要な調査を行い、その訂正等の申出があった日から原則として30日以内に、当該訂正等の申出に係る個人情報の訂正等をするか否かの決定（以下「訂正等の決定等」という。）をするものとする。ただし、第23条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2.: 公社は、前項の規定により訂正等の申出に係る個人情報の全部又は一部について訂正等をすることと決定したときは、訂正等をした上、訂正等の申出をした者（以下「訂正等申出者」という。）に対し、書面により当該訂正等の内容を通知するものとする。
3.: 公社は、第1項の規定により訂正等の申出に係る個人情報の全部について訂正等をしないこと（訂正等の申出に係る個人情報を保有していないときを含む。）と決定したときは、訂正等申出者に対し、書面によりその旨を通知するものとする。
4.: 第18条第2項の規定は、訂正等の決定等の期限について準用する。

利用停止の申出

第26条

何人も、公社に対し、自己の個人情報が次の各号のいずれかに該当すると思料するときは、当該各号に定める措置の申出をすることができる。

第4条又は第5条の規定に違反して収集されているとき当該個人情報の消去
第8条の規定に違反して利用されているとき当該個人情報の利用の停止
第8条又は第10条の規定に違反して提供されているとき当該個人情報の提供の停止

2.

第12条第2項及び第22条第2項の規定は、前項に規定する自己の個人情報の消去、利用の停止及び提供の停止（以下「利用停止」という。）の請求について準用する。

利用停止申出の手続

第27条

利用停止の申出は、公社に対して、次に掲げる事項を記載した申出書を提出してするものとする。

利用停止の申出をしようとする者の氏名及び住所
利用停止の申出に係る個人情報の開示を受けた日その他当該個人情報を特定するために必要な事項
利用停止の申出の趣旨及び理由
前3号に掲げるもののほか、別に定める事項

2.

第13条第2項及び第3項の規定は、前項に規定する利用停止の申出の手続について準用する。

個人情報の利用停止義務

第28条: 公社は、利用停止の申出があった場合において、当該利用停止の申出に理由が　あると認めるときは、公社における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限　度で、当該利用停止の申出に係る個人情報の利用停止をしなければならない。ただし、当該個人情報の利用停止をすることにより、当該個人情報の利用目的に係る事務の性質上、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、この限りでない。

利用停止申出に対する決定等

第29条: 公社は、利用停止の申出があったときは、その利用停止の申出があった日から30日以内に、当該利用停止の申出に係る個人情報の利用停止をするか否かの決定（以下「利用停止決定等」という。）をしなければならない。ただし、第27条第2項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2.: 公社は、前項の規定により利用停止の申出に係る個人情報について利用停止をすることと決定したときは、速やかに、利用停止を行った上、利用停止の申出をした者（以下「利用停止申出者」という。）に対し、書面により当該利用停止の内容を通知しなければならない。
3.: 公社は、第1項の規定により利用停止の申出に係る個人情報の全部又は一部について利用停止をしないことと決定したときは、利用停止申出者に対し、速やかに、書面によりその旨を通知しなければならない。
4.: 第18条第2項の規定は、利用停止決定等の期限について準用する。

苦情の申出

第30条: 公社は、個人情報の取扱いについて苦情の申出があったときは、適切かつ迅速な処理に努めるものとする。

職員等の義務

第31条: 職員又は第11条の委託を受けた事務に従事している者は、その職務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

その他

第32条: この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

附則

施行期日: 1.この要綱は、平成13年4月1日から施行する。
経過措置: 2.この要綱の施行の際、現に行われている個人情報取扱事務の登録については、第6条第2項中「個人情報取扱事務を開始しようとするときは、あらかじめ当該個人情報取扱事務について」とあるのは「現に行われている個人情報取扱事務について、この要綱の施行の日以降、遅滞なく」と読み替えて適用する。

この要綱は、平成17年4月1日から施行する。